Les ressources utiles pour les RH pendant la période COVID-19 (en date de 21 Mars 2020)

En cette période inédite, l’équipe souhaite apporter sa mince contribution à la solidarité nationale. Nous mettons à disposition des équipes RH, qui travaillent non-stop pour sécuriser les conditions de travail de leurs collaborateurs. Ces
quelques ressources qui nous espérons leur feront gagner du temps dans leurs communications et la mise en place de leur plan de continuité d’activité.

Bonne lecture. N’hésitez pas à nous solliciter si vous avez besoin d’autres documents, supports, communication.
Ainsi, vous trouverez au bas de l’article les liens vers les sites web sources pour vous aider.

La France est passée, depuis le 14 mars 2020, au stade 3 de gestion de l’épidémie du COVID-19. En effet, le confinement est imposé. L’objectif premier étant de limiter la circulation des personnes ainsi que les contacts physiques provoquant la transmission du virus.

Cette annonce gouvernementale a un impact fort sur l’activité des entreprises, l’organisation des équipes, et sur la manière de travailler. Nous mettons en ligne quelques rappels et obligations pour vous informer et vous accompagner.

Concernant les mesures générales :

Afin de réduire nos échanges, déplacements et contacts au maximum sur l’ensemble de la France, pour deux semaines minimums (certainement plus longtemps) :
Des règles de distanciation sociale à appliquer systématiquement quel que soit le lieu :

  1. Se laver régulièrement les mains ;
  2. 1 mètre entre chaque personne ;
  3. Eternuer ou tousser dans le pli de son coude ou dans un mouchoir ;
  4. Saluer sans se serrer la main ;
  5. Utiliser des mouchoirs jetables et à usage unique.
  6. Et surtout, limiter au maximum ses sorties.

Des dérogations sur attestations sont autorisées dans le cadre de :

  1. Déplacements vers un lieu de vente de premières nécessités, (courses alimentaires ou pharmacie)
  2. Déplacements pour motif de santé, familial impérieux, assistance à personnes vulnérables ou garde d’enfants…
  3. Déplacements vers le lieu de travail lorsqu’il est indispensable,

Concernant les mesures mises en place par les entreprises, emploi :

  • Activer votre plan de continuité d’activité ;
  • Mettre en place au maximum le télétravail pour les salariés dont la présence n’est pas requise. Nous vous proposons une trame de charte de télétravail, si vous souhaitez gagner du temps ;
  • Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques ;
  • Communiquer auprès des salariés sur les mesures d’hygiène ;
  • Respecter les règles de distanciation sociale (limiter les réunions au strict minimum,
  • éviter les regroupements, annuler / reporter les déplacements…)
  • Justifier les déplacements professionnels.

Fermeture des établissements recevant du public :
Il s’agit des établissements non indispensables à la vie de la nation tel que les cinémas, les bars, les musées ou encore les bibliothèques. En effet, cela concerne également les crèches, les écoles, les collèges, les lycées et les universités. Un service de garde a été mis en place pour le personnel indispensable.
Donc, seuls les commerces alimentaires, les pharmacies, les stations-services, les boutiques de Telecom, les banques ou la distribution de la presse peuvent rester ouverts.
Fermeture des établissements scolaires.

Focus sur le dispositif d’activité partielle :

En cas de difficulté économique ou de fermeture de votre établissement, l’activité partielle est un dispositif de prévention des licenciements économiques qui permet de maintenir les salariés dans l’emploi afin de conserver des compétences
Cela amène à des suspensions des contrats de travail pour les salariés concernés.
Voici quelques exemples de situations éligibles :

  • Fermeture administrative d’un établissement ;
  • Interdiction de manifestations publiques à la suite d’une décision administrative ;
  • Interruption temporaire des activités non essentielles ;
  • Suspension des transports en commun par décision administrative ;
  • Baisse d’activité liée à l’épidémie.
  • Une indemnité sera versée par l’employeur aux salariés concernés à hauteur de 70% de la rémunération antérieure brut et 100% de la rémunération nette en cas de formation.

Il est aussi possible d’avoir le droit à un remboursement via une allocation versée à l’employeur par l’Etat et l’Unedic :

  • Seules les heures chômées comprises entre la durée légale du travail sur la période considérée et le nombre d’heures travaillées sur ladite période sont susceptibles de faire l’objet d’une indemnisation.
  • Les heures accomplies au-dessus de la durée légale, collective ou stipulée dans le contrat ne font l’objet, ni d’un versement par l’Etat à l’employeur, ni d’un versement par l’employeur à ses salariés d’une indemnité.

En fonction de votre convention collective, des dispositions spécifiques peuvent s’appliquer.

Pour réaliser une demande d’autorisation en ligne : https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/aparts/

En effet, le dispositif est soumis à une demande d’autorisation auprès de l’Unité départementale de la Direccte dont relève géographiquement l’établissement. Ce déla d’instruction est d’environ 48 heures. L’autorité administrative dispose normalement de 15 jours maximum. Après ce délai et sans réponse, la demande est dite acceptée.
Mais encore, dans les entreprises de 50 personnes minimum, le recours à l’activité partielle devra faire l’objet d’une information / consultation préalable du CSE.

Focus sur la paie et les déclarations sociales :

Avec la situation du salarié en télétravail, c’est une règle dite « impérative » pour tous les postes qui le permettent pendant cette période de crise. Donc, la rémunération habituelle doit obligatoirement être maintenue ainsi que les titres-restaurant.

En ce qui concerne les salariés en activité partielle, le dispositif se traduit par la suspension du contrat de travail et le versement par l’employeur d’une indemnité et d’un remboursement par l’Etat et l’Unedic.
Comment calculer cette indemnité ?

  • L’assiette est calculée de la même manière que celle de l’indemnité de congés payés (prise en compte des majorations et autres primes…).
  • Ramenée au montant horaire sur la base de la durée légale du travail applicable dans l’entreprise (ou alors le cas échéant, à la durée collective du travail ou la durée écrite dans le contrat de travail).
  • Sauf disposition conventionnelle plus favorable, l’indemnité correspond à 70% de la rémunération en brute et 100% s’il s’agit d’une formation.
  • Si après versement de l’indemnité d’activité partielle, la rémunération du salarié est inférieure à la rémunération mensuelle minimale, l’employeur doit alors verser une allocation qui complétera la différence entre la rémunération mensuelle minimale et la somme initialement perçue par le salarié.

Régime social et fiscal :

  • Les indemnités d’activité partielle versées au salarié sont soumises à l’impôt sur le revenu.
  • Cependant, elles ne sont pas assujetties au versement forfaitaire sur les salariés, ni aux cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale. Elles restent assujetties à la CSG et à la CRDS.

Le bulletin de paie doit mentionner :

  • L’absence du salarié au titre d’activité partielle ;
  • Le nombre d’heures chômées ;
  • Les taux appliqués ;
  • Les montants versés.
    Si toutes les informations ne sont pas mentionnées sur le bulletin, un document récapitulatif doit être remis au salarié.

EN SYNTHESE POUR LE SALARIE :

  • Les indemnités d’activité partielle sont soumises à l’impôt sur le revenu ;
  • En revanche, elles ne sont assujetties ni au versement forfaitaire sur les salaires, ni aux
    cotisations sociales et patronales de Sécurité Sociale. Elles restent assujetties à la CDG au taux de 6,20% et à la CRDS au taux de 0,50%.

Focus sur les salariés contraints de garder leurs enfants (et qui ne peuvent pas réaliser du
télétravail) :

Un dispositif de déclaration en ligne est mis en place sur le site https://declare.ameli.fr/ mais ne dispense pas du signalement de l’arrêt de travail en DSN.

Pour rappel, il n’y a que les parents ayant des enfants de -16 ans ou en situation de handicap (sans limite d’âge) qui sont éligibles. En effet, l’arrêt peut être délivré pour une durée allant de 1 à 14 jours et pour un seul parent à la fois ou personne détenant l’autorité parentale.

Donc il est possible de fractionner l’arrêt ou de le partager entre parents, il aussi renouvelable.
Ce dispositif s’applique aux salariés du régime général, agricoles, marins, clercs et employés de notaire, travailleurs indépendants, non-salariés agricoles et agents contractuels de la fonction publique. Pour les autres régimes spéciaux comme les agents de la fonction publique, l’arrêt n’a pas besoin d’être déclaré via le service et doit être géré directement par
l’employeur.

Dans un premier temps, une attestation de garde à domicile sur l’honneur du salarié à transmettre à l’employeur. Dans un deuxième temps, vous devez réaliser une déclaration en ligne de l’arrêt sur https://declare.ameli.fr/ et enfin, pour terminer, signaler l’arrêt avec le motif de maladie en DSN.

Focus sur les salariés à risque élevé (et qui ne peuvent pas télétravailler) :

Le dispositif de déclaration en ligne cité précédemment est valable pour les personnes dont l’état de santé conduit à les considérer comme présentant un risque de développer une forme sévère de la maladie COVID-19. L’arrêt pourra être mit en place au plus tôt mais ne pourra dépasser les 21 jours.

Dans un premier temps, il faut commencer par réaliser une déclaration en ligne par le salarié sur « declare.ameli.fr », puis transmettre l’arrêt de travail à l’employeur et enfin, signaler l’arrêt avec le motif maladie en DSN

Focus sur les reports des cotisations URSSAF et Agirc-Arrco :

Plusieurs mesures ont été prises pour accompagner les entreprises pendant cette période de crise, il est possible de modifier ou reporter ses cotisations URSSAF ainsi que les cotisations de retraite complémentaire correspondant à la paie du mois de février.

Pour les employeurs à échéance du 5 du mois et pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont la paie est effectuée au cours du même mois que la période de travail. Cependant, les informations seront communiquées ultérieurement, en vue de l’échéance du 5 avril prochain.

Pour les employeurs à échéance du 15 du mois et pour les autres employeurs, le report peut aller jusqu’à 3 mois sans pénalité.

Comment reporter votre prochain paiement URSSAF ?

Pour les paiements via la DSN :

  • Situation n°1 : vous n’avez pas encore déposé votre DSN : Modulation du paiement SEPA lors du dépôt, la modulation s’effectue directement au sein de la DSN.
  • Situation n°2 : vous avez déjà déposé votre DSN : Modification du paiement URSSAF sur Urssaf.fr.

Pour les paiements hors DSN :

  • Option n°1 : Adapter directement le montant du versement ;
  • Option n°2 : Ne pas effectuer le virement.

Comment échelonner le paiement ?
Vous pouvez aller sur votre espace en ligne urssaf.fr, avec votre messagerie : nouveau message, formalité déclarative, déclarer une situation exceptionnelle. Une autre solution est d’appeler le 3957 (numéro de l’URSSAF).

Spécificités pour les cotisations de retraite complémentaires :

Pour les paiements via la DSN :

  • Situation n°1 : vous n’avez pas encore déposé votre DSN : Modulation du paiement SEPA lors du dépôt, la modulation s’effectue directement au sein de la DSN (montant de paiement à zéro ou montant représentant une partie de vos cotisations)
  • Situation n°2 : vous avez déjà déposé votre DSN et le paiement SEPA est déjà renseigné. Pour une annulation, contactez directement votre caisse de retraite et pour une révision à la baisse, contactez votre caisse de retraite pour demander son annulation et procédez au télépaiement du montant qui vous convient via le service en ligne COTIZEN https://cotizen.fr/.

Pour les paiements hors DSN :
Vous pouvez adapter directement le montant de votre virement selon vos besoins.

Pour compléter et avoir les dernières mises à jour, nous vous invitons à aller régulièrement sur ces sites suivants pour vous informer sur toutes les mesures gouvernementales et aides en cours :

https://www.urssaf.fr/portail/home/lettre-dinformation.html

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/declarer-et-payer/comment/la-declaration-sociale-nominativ/les-declarations-integrees-a-la.html

https://www.bpifrance.fr/https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnelhttps://www.ameli.fr/https://www.gouvernement.fr/les-actions-du-gouvernementhttps://www.gouvernement.fr/info-coronavirus#xtor=SEC-3-GOO-[{adgroup}]-[425080454101]-search-[coronavirus%20maladie]https://www.interieur.gouv.fr/Actualites/L-actu-du-Ministere/Coronavirus-COVID-19-Questions-reponses-sur-les-mesures-de-restrictions

https://www.gouvernement.fr/coronavirus-covid-19-que-prevoit-le-plan-d-urgence-economique

https://www.santepubliquefrance.fr/maladies-et-traumatismes/maladies-et-infections-respiratoires/infection-a-coronavirus/articles/infection-au-nouveau-coronavirus-sars-cov-2-

http://www.officiel-prevention.com/sante-hygiene-medecine-du-travail-sst/service-de-sante-au-travail-reglementations/index.php?rub=37&ssrub=151

http://www.teletravailler.fr/boite-outils/modeleshttps://3062984c-5781-4789-8b88-97945ec1be8a.usrfiles.com/ugd/306298_3d39130dc50f43758532ab2997ec6ce8.docxhttps://solidarites-sante.gouv.fr/soins-et-maladies/maladies/maladies-infectieuses/coronavirus/coronavirus-questions-reponses

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