Listes d'initiés MAR : Décryptage de la note de l'AMAFI

Focus — Listes d'initiés MAR : Décryptage de la note de l'AMAFI

L'Association française des marchés financiers (AMAFI) a récemment publié une note d'information (référence 26-41) à destination de ses membres, portant sur les Normes Techniques de Réglementation (RTS) relatives à l'établissement et à la gestion des listes d'initiés. Cette communication intervient dans un contexte de surveillance accrue de la part des régulateurs, notamment l'Autorité des Marchés Financiers (AMF), sur le respect des obligations issues du Règlement Abus de Marché (MAR).

Cette note vise à rappeler les exigences strictes et formalisées qui encadrent cet outil essentiel à la prévention des délits d'initiés. Pour les émetteurs, les prestataires de services d'investissement et l'ensemble des acteurs ayant accès à des informations privilégiées, l'enjeu est de taille : garantir une traçabilité sans faille des flux d'informations sensibles pour se prémunir contre des sanctions administratives et pénales potentiellement très lourdes.

💡 Sujet/Concept clé : de quoi parle-t-on ?

Une liste d'initiés est un document confidentiel que tout émetteur d'instruments financiers, ou toute personne agissant en son nom ou pour son compte, doit obligatoirement établir dès qu'une information privilégiée est identifiée en son sein. Elle recense de manière exhaustive et chronologique toutes les personnes, internes comme externes, qui ont accès à cette information. Son objectif principal est de permettre à l'émetteur de contrôler la diffusion de l'information et de fournir aux autorités de contrôle un outil d'enquête indispensable en cas de suspicion d'opération d'initié.

Le périmètre est large : il couvre toutes les sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé, un système multilatéral de négociation (MTF) ou un système organisé de négociation (OTF) au sein de l'Union Européenne. Sont également concernés tous leurs conseils et prestataires (cabinets d'avocats, banques d'affaires, auditeurs, agences de communication...). Historiquement encadrée par la Directive Abus de Marché (MAD I), l'obligation a été considérablement renforcée et harmonisée par le règlement MAR, entré en application en juillet 2016, qui a imposé un format électronique standardisé et des données à collecter beaucoup plus précises.

La base légale et réglementaire

Le cadre normatif repose principalement sur l'article 18 du Règlement (UE) n° 596/2014, dit 'MAR'. Cet article impose aux émetteurs (et à leurs mandataires) de dresser une liste de toutes les personnes ayant accès à des informations privilégiées, de la mettre à jour 'sans délai' et de la conserver pendant une durée d'au moins cinq ans après sa dernière mise à jour. La liste doit être transmise à l'autorité compétente, comme l'AMF en France, sur simple demande et dans les meilleurs délais.

Ces dispositions sont précisées par le Règlement d'exécution (UE) 2016/347 de la Commission, qui établit les normes techniques de réglementation (RTS) relatives au format précis des listes d'initiés et à leur mise à jour. L'annexe de ce RTS détaille de manière non-équivoque les champs obligatoires : nom, prénom, date de naissance, numéro d'identification national, coordonnées professionnelles et personnelles, fonction, raison de l'inscription sur la liste, ainsi que la date et l'heure exactes auxquelles la personne a eu accès à l'information privilégiée. Le non-respect de ce formalisme est en soi un manquement.

En France, le non-respect des obligations de l'article 18 de MAR expose les entités à des sanctions administratives sévères. Conformément au Code monétaire et financier, la Commission des sanctions de l'AMF peut prononcer des amendes pouvant atteindre 100 millions d'euros ou 15% du chiffre d'affaires annuel total pour une personne morale, et 5 millions d'euros pour une personne physique. L'esprit de ces textes est clair : la rigueur dans la gestion des listes d'initiés n'est pas une option, mais une obligation fondamentale pour garantir l'intégrité des marchés.

Analyse contextuelle : Les points de vigilance soulevés par l'AMAFI

La note de l'AMAFI, bien que synthétique, met en lumière les écueils opérationnels persistants que les contrôles de l'AMF révèlent régulièrement. Le premier point de friction demeure le respect scrupuleux du format électronique imposé par le RTS. L'utilisation de tableurs internes non conformes, où des champs sont manquants ou mal renseignés, constitue un manquement direct. L'AMAFI insiste sur la nécessité d'adopter des outils ou des modèles garantissant une conformité stricte avec l'annexe du règlement, notamment sur l'horodatage précis de chaque modification.

Un deuxième axe de vigilance concerne la définition du périmètre des personnes à inscrire. La tentation est grande de limiter la liste aux 'happy few' du top management. Or, un initié est toute personne ayant accès à l'information, quel que soit son statut ou sa position hiérarchique : un assistant, un membre de l'équipe IT ayant accès aux serveurs, ou un consultant externe travaillant sur une mission ponctuelle. La note rappelle l'importance de distinguer les initiés permanents (qui ont un accès régulier à l'ensemble des informations privilégiées) des initiés 'projet' ou 'transactionnels', dont l'accès est limité à une information spécifique. Chaque section de la liste doit être gérée avec la même rigueur.

La notion de mise à jour 'sans délai' ('promptly') est également au cœur des préoccupations. Ce terme implique une réactivité quasi immédiate. Attendre la fin de la semaine ou même 48 heures pour actualiser la liste après qu'une nouvelle personne a eu accès à l'information est considéré comme un manquement. Les processus internes doivent permettre un signalement et une inscription en temps réel, ou a minima dans la journée. La collecte des informations personnelles complètes et exactes, notamment le numéro d'identification national, reste un défi, en particulier avec les intervenants étrangers.

Enfin, la note souligne la chaîne de responsabilité. Lorsqu'un émetteur mandate un tiers (banque, avocat...), ce dernier doit tenir sa propre liste d'initiés. Cependant, l'émetteur conserve la responsabilité finale de s'assurer que ses prestataires respectent bien leurs obligations. Il est donc crucial d'intégrer des clauses contractuelles spécifiques et de réaliser des due diligences pour vérifier les procédures de conformité des partenaires. L'émetteur doit être en mesure de justifier qu'il a pris toutes les dispositions nécessaires pour garantir le respect de la réglementation par l'ensemble de la chaîne d'intervenants.

Ce que ça change opérationnellement (Plan d'action)

Pour un Compliance Officer, cette piqûre de rappel de l'AMAFI doit déclencher une revue immédiate des dispositifs en place. Voici un plan d'action pragmatique :

1. Auditer le format et l'outil de gestion : Procédez à une comparaison exhaustive, champ par champ, de votre modèle de liste d'initiés avec l'annexe du RTS 2016/347. Si vous utilisez un simple tableur, évaluez l'opportunité d'acquérir un outil dédié qui automatise la collecte, l'horodatage, la gestion des versions et la génération du fichier au format attendu par le régulateur.
2. Formaliser et durcir la procédure interne : Révisez votre procédure de gestion des listes d'initiés. Définissez précisément qui est responsable de l'identification d'une information privilégiée, qui centralise les demandes d'inscription, qui effectue la saisie et qui la valide. Fixez un SLA interne pour la mise à jour (ex: 'dans les 12 heures suivant l'accès à l'information').
3. Déployer des formations ciblées et récurrentes : Organisez des sessions de sensibilisation pour tous les collaborateurs susceptibles de devenir initiés. Expliquez-leur leurs obligations légales (confidentialité, interdiction d'opérer), les sanctions encourues, et l'obligation de signer un accusé de réception attestant qu'ils ont bien conscience de leur statut et des devoirs qui en découlent.
4. Industrialiser la collecte des données personnelles : Mettez en place un formulaire standardisé (potentiellement en ligne et sécurisé) à faire remplir par toute personne avant son inscription sur une liste. Ce processus doit permettre de collecter de manière fiable et exhaustive toutes les données requises par le RTS, tout en assurant la conformité avec le RGPD (information sur le traitement, finalité, durée de conservation).
5. Instaurer des contrôles de second niveau : Intégrez la revue des listes d'initiés dans votre plan de contrôle permanent. Menez des contrôles périodiques par échantillonnage pour vérifier la complétude des données, la cohérence des dates et heures, et le respect des délais de mise à jour. Conservez une piste d'audit de ces contrôles.
6. Renforcer la surveillance des tiers : Auditez les clauses contractuelles de vos mandats avec les conseils externes. Assurez-vous qu'elles prévoient explicitement leur obligation de se conformer à l'article 18 de MAR et de vous fournir leur liste sur demande. N'hésitez pas à leur demander de vous présenter leur procédure interne en la matière.

Sources :

• 📎 AMAFI — AMAFI / 26-41 : MAR – RTS liste d’initiés – Note d’information
• 📎 EUR-Lex — Règlement (UE) n° 596/2014 sur les abus de marché (MAR)
• 📎 EUR-Lex — Règlement d'exécution (UE) 2016/347 (RTS sur les listes d'initiés)
• 📎 AMF — Prévention des abus de marché