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Enquêtes internes : évolution des bonnes pratiques
28/09/2022
18 octobre 2022
Après avoirmis en place et communiqué sur leur dispositif d’alerte interne, la plupart desentreprises font aujourd’hui face à un flux croissant de signalements par cettevoie. Pour traiter ces remontées de plus en plus nombreuses, les organisationssont dans l’obligation de définir et de mettre en œuvre des processusd’enquêtes internes. Pratique depuis longtemps répandue outre-Atlantique,l’enquête interne s’institutionnalise désormais en France. Ayant dédiéplusieurs ateliers pratiques au sujet, le Cercle d’Éthique des Affairesconstate la maturité grandissante de ses entreprises membres sur la question,aidées en cela par les autorités de régulation.
L’indispensabledispositif d’enquêtes internes
Rendusobligatoires par l’entrée en vigueur de la loi Sapin II en 2017, lesdispositifs d’alerte interne sont devenus inévitables en entreprise. La plupartdes salariés, 66% selon l’édition 2022 du baromètre du Climat Éthique[1], affirment avoir connaissance de sonexistence. Bien que des inégalités fortes existent entre les diversescatégories socio-professionnelles, seulement 55% des ouvriers affirmentconnaître le dispositif contre 78% des cadres, force est de constater uneévolution générale positive : +14 points depuis 2018.
Cette hausses’explique vraisemblablement par les efforts de communication entrepris par lesorganisations pour sensibiliser leurs collaborateurs à l’existence d’un teldispositif. Il en résulte une hausse constante des signalements, années aprèsannées, qui fait peser sur les équipes E&C une charge de travailsupplémentaire et croissante. Cette tendance devrait continuer à s’accentuerdans un futur proche, la transposition de la directive européenne sur leslanceurs d’alerte en droit français incitant fortement les entreprises àfavoriser les signalements internes pour éviter d’éventuelles divulgations enexterne[2].
Selon uneenquête parue récemment[3], 61,11% des signalements effectués via ledispositif d’alerte interne conduisent au déclenchement d’une enquête. Cechiffre démontre à lui seul le caractère désormais indispensable del’investigation. L’actualité le suggère pareillement. Ainsi, en pleine campagnepour les élections législatives, le parti de la France Insoumise a dûdiligenter une enquête concernant des allégations d’agressions sexuellesportant sur un candidat investi. Cet exemple illustre bien la nécessité pourles organisations, de quelque nature que ce soit, à pouvoir démontrer leurcapacité à traiter de manière rigoureuse et rapidement les signalementsqu’elles reçoivent.
Uneinstitutionnalisation en cours
Le nombred’enquêtes interne augmentant significativement, la pratique s’affine et seprécise. Ainsi, la plupart des entreprises ayant témoigné lors du dernieratelier pratique du CEA disposent désormais de processus et de méthodologiesclairement définis. Par ailleurs, les autorités administratives et judiciairesprécisent leurs attendus en la matière[4].
Cetteinstitutionnalisation de la pratique conduit généralement à laprofessionnalisation des enquêteurs internes et à l’instauration de comités detraitement des alertes et enquêtes.
Afin que lesenquêtes puissent être conduites dans des conditions satisfaisantes et dans lesmeilleurs délais, la plupart des entreprises décident de créer des équipesd’enquêteurs internes spécifiques, généralement rattachées aux directionsE&C. La professionnalisation des enquêteurs permet une meilleure qualité ethomogénéité dans le traitement des signalements et évite de mobiliser descollaborateurs opérationnels – de facto juge et partie. Dans les plusgrands groupes, on peut désormais compter jusqu’à un enquêteur équivalenttemps-plein pour 9 000 collaborateurs.
Parallèlement,les organisations instituent des comités dédiés au traitement des alertes etdes enquêtes, généralement placés sous l’autorité de la direction E&C. Ces comités sont, en fonction des entreprises, permanents ou temporaires.Les premiers se réunissent de manière régulière pour traiter des affaires encours et sont constitués autour de collaborateurs aux compétencescomplémentaires (juridique, RH, QHSE, médecine du travail, audit et contrôleinterne, etc.), les seconds sont créés à l’initiative de la direction E&Cpour traiter d’un signalement unique et ne sont constitués que des partiesprenantes nécessaires au traitement de l’affaire donné. Alors que les comitéspermanents se distinguent par leur stabilité et l’homogénéité de leurs décisions,les comités temporaires semblent plus flexibles et réactifs.
Un besoin depédagogie et d’acculturation
Si lapratique se démocratise et apparaît désormais comme un élément de bonnegouvernance au sein des directions générales, la majorité des experts entenduspar le CEA soulignent l’importance de communiquer sur ces pratiques auprès descollaborateurs. Afin d’assurer un déroulé de l’enquête aussi rigoureux etserein que possible et de protéger les enquêteurs, il convient de rendre clairet accessible les procédures et méthodologies d’enquêtes.
Toutcollaborateur partie prenante d’une enquête, que celui-ci soit victime, accuséou témoin doit pouvoir comprendre les droits et obligations qui pèsent à sonencontre dans ce contexte. Pour ce faire, certaines entreprises n’hésitent pasà mettre en place des communications dédiées : charte de l’enquête interne explicitantles principes, la procédure et les droits de chaque partie à l’enquête,articles de sensibilisation sur l’intranet, vidéos interviews des enquêteursadressées aux collaborateurs… Autant de moyens qui s’ajoutent aux efforts depédagogie dont doivent nécessairement faire preuve les enquêteurs lors dudéroulé d’une investigation.
Si cesactions doivent permettent une meilleure acceptation des enquêtes internesparmi les collaborateurs elles ont aussi pour effet de favoriser la confiancede ces derniers dans le dispositif d’alerte pris dans son ensemble. Ainsi leBaromètre du Climat éthique du CEA révèle une corrélation positive entre laconnaissance du dispositif d’alerte et de ces modalités par les collaborateurset la confiance de ces derniers en sa fiabilité et sa capacité à garantir unejuste protection du lanceur d’alerte.
Clôture etsuivi de l’enquête
Alors quedans le recueil des alertes et la conduite de l’enquête, les pratiques tendentà s’harmoniser entre entreprises, des nuances apparaissent plus clairement dansles façons de clôturer et de suivre les conclusions des investigations.Plusieurs questions se posent alors : comment formulez les conclusions ? A quiles adresser et dans quel ordre ? Comment conserver les données de l’enquête ?Comment assurer la protection du lanceur d’alerte contre d’éventuellesreprésailles ?
Sansprétention d’exhaustivité, il semblerait que la majorité des entreprisespréfèrent pour l’instant formuler des conclusions assorties soit derecommandations de sanctions soit indiquant un niveau de gravité de la fautecommise. Ainsi la décision de sanction appartient généralement aux responsableshiérarchiques et des ressources humaines de la personne mis en cause sur labase de recommandation ou d’une « note de gravité ».
La plupartdes entreprises informent ensuite de manière simultanée la victime et le mis encause des conclusions de l’enquête. Néanmoins certaines organisationspréviennent en amont les responsables hiérarchiques de ces personnes afinqu’ils puissent participer à la restitution des conclusions.
La clôturede l’enquête ne met pas ipso facto un terme à l’affaire examinée. Pourse prémunir contre d’éventuelles mises en cause émanant de poursuitesjudiciaires et pouvoir, dans ce cas, collaborer avec la justice, lesentreprises se doivent donc de conserver les conclusions de leurs enquêtes. Sila CNIL impose des délais restreints de conservation, le guide AFA recommandeune conservation de 6 ans. Dans tous les cas, il convient d’effectuer unarbitrage par les risques et de prévenir les autorités compétentes du choixretenu.
Enfin, ilest indispensable d’assurer la protection du lanceur d’alerte contre touteforme de représailles. Pour ce faire, certaines entreprises ont décidé dereconnaitre, par écrit, le statut de lanceur d’alerte aux collaborateurspouvant s’en revendiquer. D’autres préfèrent assurer un suivi dans le temps despersonnes ayant effectué des signalements pour s’assurer que leur condition detravail ne se sont pas dégradées. Malgré ces avancées, des efforts restent àconsentir de la part des entreprises pour rassurer les collaborateurs sur lefait que les lanceurs d’alerte sont protégés contre toute forme dereprésailles. En effet, selon le dernier Baromètre du CEA, ils ne sont que 28%à penser qu’un lanceur d’alerte ne prend pas de risque pour sa carrière… Unchiffre bien trop bas pour être satisfaisant !
[1] CEA, Groupe La Poste, IPSOS, Baromètre del’Éthique en entreprise, édition 2022
[2] Voir par exemple cet article :https://www.simmons-simmons.com/en/publications/ckzsr91hq1i9s0a58w3k60p1s/la-france-transpose-la-directive-europ-enne-sur-les-lanceurs-d-alerte
[3] Voir cet article qui en présente lesprincipales conclusions :https://www.magazine-decideurs.com/news/compliance-ou-en-sont-les-entreprises-francaises
[4] Un guide pour la conduite des enquêtesinternes relatives à des faits de corruption a été publié par l’AFA et le PNF.Il est consultable ici :https://www.agence-francaise-anticorruption.gouv.fr/files/files/Projet%20de%20guide%20enqu%C3%AAte%20interne%20_Mise%20en%20consultation.pdf
Sélectionnépar Virginie Gastine Menou