Contrôle SPOT AMF : bonnes pratiques pour l'enregistrement des communications en activités de marché

Contexte et périmètre des contrôles SPOT

L'Autorité des Marchés Financiers (AMF) a mené une mission de contrôle thématique SPOT sur l'enregistrement des conversations téléphoniques et des communications électroniques dans le cadre des activités de marché. Cette étude, réalisée auprès de quatre établissements de crédit et d'une entreprise d'investissement, s'est concentrée sur le passage d'ordres et les échanges avec les clients finaux concernant ces opérations. Les contrôles ont été effectués en dehors de toute période de travail à distance.

Cadre réglementaire et bonnes pratiques identifiées

Le compte-rendu de la mission SPOT détaille le cadre réglementaire applicable et les obligations des acteurs en matière d'enregistrement des communications. Parmi les bonnes pratiques relevées, l'AMF souligne notamment :

• La définition claire du périmètre d'enregistrement (qui, quoi, comment et pourquoi enregistrer) et sa formalisation dans des procédures opérationnelles ;
• La rédaction et la mise à jour de procédures documentées, intégrant notamment les liens avec les documents contractuels et le règlement intérieur ;
• La constitution d'un recueil unique accessible aux personnels concernés (opérateurs de marché, vendeurs, contrôleurs).

Points de vigilance et insuffisances constatées

Si le bilan global est positif sur la formalisation des processus, l'AMF relève des insuffisances en matière de dispositif de contrôle effectif. Les constats portent notamment sur :

• L'insuffisance de formalisation et de suivi des contrôles ;
• La gestion et le reporting des incidents, jugés perfectibles en termes de traçabilité et de résolution.

Recommandations pour un reporting efficace des incidents

L'AMF propose un cadre structuré pour le reporting des incidents, incluant :

• La caractérisation et la description des incidents (date, nature, origine, outils et personnels concernés) ;
• L'évaluation des impacts, des risques encourus et des actions de correction mises en œuvre ;
• Le suivi des modalités de résolution, avec des échéances claires pour la clôture des incidents.

Travail à distance et adaptation des dispositifs

Bien que les contrôles aient été réalisés avant la généralisation du travail à distance, l'AMF rappelle que le cadre réglementaire reste applicable. Les bonnes pratiques identifiées conservent leur pertinence, indépendamment des modalités techniques ou organisationnelles mises en place.

Source : OPADEO